Документирование — неотъемлемая часть обеспечения функционирования ЛВС. Документация должна быть актуальной, отражать текущее состояние сети в непротиворечивом виде. Различные аспекты функционирования ЛВС регламентируются следующими документами:

Политика информационной безопасности ЛВС — документ, определяющий основные положения по обеспечению информационной безопасности в ЛВС, включая цели организации, категории информации, циркулирующей в сети, анализ потенциальных угроз, структуру системы защиты, обязанности и взаимоотношения должностных лиц, методы и средства защиты информации в сети.

Техническая документация ЛВС — документы, отражающие основные технические требования, проектные решения, характеристики, устройство и принципы действия, комплектность ЛВС и её компонентов. 

Перечень сетевых информационных ресурсов и ответственных за их ведение — документ, содержащий полный перечень информационных ресурсов, доступных в ЛВС, их краткую характеристику, а также владельцев и ответственных за ведение ресурса лиц.

Договор о предоставлении информационного ресурса для использования в ЛВС — документ, на основании которого информационный ресурс включается в состав сетевых ресурсов.

Положение о порядке предоставления информационного ресурса пользователям ЛВС — документ, регламентирующий работу пользователя с конкретным ресурсом. 

Заявка на подключение пользователя к ресурсам ЛВС — документ, инициирующий процедуру подключения пользователя.

Договор по взаимодействию с внешними информационными сетями — документ, определяющий правила и порядок взаимодействия ЛВС организации с другими информационными сетями иных структур. 

Должностные регламенты и руководства персонала ЛВС — документы, определяющие задачи, функции, правила работы, основные технологические операции и взаимодействие персонала ЛВС с другими службами и должностными лицами. 

Руководство пользователя — типовой документ, определяющий правила работы, основные технологические операции и взаимодействие пользователя с другими службами и должностными лицами, поддерживающими ЛВС. 

Порядок проведения регламентных работ — документ, содержащий перечень основных регламентных работ в ЛВС, периодичность и последовательность их проведения, распределение между исполнителями. 

План восстановительных работ — документ, содержащий анализ основных угроз функционированию ЛВС, возможного характера и масштабов разрушений, порядок действий персонала ЛВС по эффективной ликвидации их последствий. 

Журнал пользователей ЛВС — электронный документ, содержащий регистрационные параметры пользователей сети. Ведётся системным администратором ЛВС.

Журнал ресурсов и прав доступа — электронный документ, содержащий параметры сетевых ресурсов. Ведётся системным администратором ЛВС.

Журнал СКС — документ, отражающий регламентные и текущие работы на структурированной кабельной системе (далее – СКС) ЛВС организации. 

1. Общие положения

Подготовка технического предложения обычно осуществляется менеджером отдела (сектора) кабельных систем или локальных вычислительных сетей. В крупных компаниях эта функция часто исполняется техническим специалистом, работающим в конструкторском бюро по заданию менеджера или продавца в соответствии с полученными от этих сотрудников исходными данными. 

Процесс подготовки технического предложения имеет следующие основные особенности:

• техническое предложение должно давать заказчику исчерпывающее представление как о технических решениях и параметрах создаваемой кабельной системы, так и о стоимости СКС, порядке финансирования проекта и сроках реализации;

• от технического предложения в большинстве случаев не требуется высокой точности проведения расчетов; опыт показывает, что вполне допустима ошибка в 20%, поскольку оно достаточно часто рассматривается заказчиком как предварительная оценка и используется главным образом для уточнения требований к СКС и как основание для включения расходов на создание и модернизацию кабельной системы в финансовый план своего предприятия;

• составление технического предложения не должно отнимать у проектировщика и менеджера много времени. 

Достичь достаточно хорошо сбалансированного сочетания полноты представления материала, точности расчетов и времени подготовки технического предложения можно, в частности, при выполнении следующих условий:

• наличие стандартного вопросника, ответы на основные пункты которого позволяют определить структуру кабельной системы и выполнить с приемлемой точностью прикидочный расчет и обоснование как спецификации используемого оборудования, так и перечня работ, выполняемых в процессе реализации СКС без выезда на объект;

• применение специалистом, разрабатывающим техническое предложение, заготовок или шаблонов основных видов документов, передаваемых заказчику в процессе выполнения процедуры формирования технического предложения;

• привлечение для обработки запросов статистических закономерностей, в обязательном порядке проявляющихся в любом проекте по реализации кабельной проводки. В данной ситуации выполнение основной массы рутинных операций может быть переложено на средства вычислительной техники, расчеты ведутся в автоматическом режиме. Это существенно ускоряет работу, минимизирует количество ошибок, вызываемых человеческим фактором, и позволяет провести быстрый первичный анализ нескольких возможных вариантов построения кабельной системы непосредственно в присутствии представителя заказчика.

Точность расчета на этапе формирования технических предложений (эскизного проектирования) существенно зависит от точности задания исходных данных и глубины их детализации. Сбор исходной информации об объекте в полном объеме является достаточно трудоемкой процедурой. На этапе эскизного проектирования и формирования коммерческого предложения столь высокая степень детализации исходных данных в подавляющем большинстве случаев является излишней, поэтому пользуются краткой формой опросника, приведенного ниже:

• общее количество рабочих мест, их распределение по кабинетам, залам и прочим рабочим помещениям;

• состав типовой ИР рабочего места;

• габаритные размеры здания;

• количество этажей и высота потолка;

• места расположения технических помещений;

• наличие фальшполов и фальшпотолков;

• наличие и расположение стояков.

Комплект документов в минимальной форме должен включать в себя общее описание структуры кабельной системы и ее функциональных возможностей, информацию о сроках и этапах процесса монтажа, а также спецификацию поставляемого оборудования и перечень выполняемых работ.

Техническое предложение в общем случае включает в себя текстовую и табличную части, а также приложения.

В тестовую часть технического предложения (пояснительную записку) включаются:

• описание структуры СКС и технические характеристики кабельной системы с глубиной проработки этих вопросов на уровне эскизного проекта;

• сведения об уровне гарантий и сервисной поддержки кабельной системы;

• информация о времени реализации проекта;

• различные дополнительные сведения, которые могут оказаться полезными заказчику в процессе принятия решения о выборе исполнителя (например, условия и варианты финансирования проекта, план-график поставки оборудования и выполнения работ и т.д.).

Табличная часть технического предложения обычно представляет со-бой предварительную спецификацию оборудования и материалов вместе с перечнем выполняемых работ.

В приложения иногда включаются подборки копий документов, показывающих уровень профессиональной квалификации компании-разработчика и наличие у нее опыта, достаточного для реализации предлагаемого технического решения. 

Примерный перечень этих документов включает в себя:

• общие сведения о компании, разработавшей технические предложения (так называемый профайл);

• список проектов, реализованных разработчиком;

• отзывы заказчиков о ранее выполненных проектах;

• копии фирменных сертификатов сотрудников компании и лицензии на различные виды деятельности, которыми обладает исполнитель как юридическое лицо.

автоматизации процесса подготовки технических предложений

Несмотря на индивидуальный характер процесса построения структурированной кабельной проводки, практически в любом проекте можно выделить ряд общих этапов, работа в расчетной и оформительской части которых выполняется по практически одинаковым правилам и принципам.

 С учетом данного обстоятельства на практике находят широкое применение средства ускорения формирования типовых документов, основанных на частичной или полной автоматизации расчетных процедур и прочих рутинных операций. Основной целью таких программных продуктов или даже их комплексов является подготовка предварительной (эскизной) спецификации поставляемого оборудования и выполняемых работ. Наличие этого документа позволяет конкретизировать как состав поставляемого оборудования и объем необходимого финансирования, так и время выполнения проекта.

В соответствии с положениями ГОСТ 21.101-97 проектную документацию комплектуют в тома с разбивкой, как правило, по отдельным разделам. Каждый том получает свой уникальный идентификационный номер, который выполняется арабскими цифрами, например том 1, том 2 и т.д. При большом объеме предоставляемого материала или по иным соображениям тома делят на части. В этом случае тома нумеруют по типу: том 1.1, том 1.2 и т.д. Текстовые и графические материалы, включаемые в том, комплектуют в следующем порядке:

• обложка;

• титульный лист;

• содержание;

• состав проекта;

• пояснительная записка;

• основные чертежи.

Под текстовой проектной документацией понимаются документы, содержащие в основном только текст. В качестве примера таких документов можно указать ТУ, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.д. Их оформление ведется в соответствии с ГОСТ 2.105-95. Согласно этому межгосударственному стандарту стран СНГ текстовые документы выполняются на формах, установленных соответствующими стандартами ЕСКД и СПДС.

Текстовая часть проектной документации может выпускаться в виде подлинников и копий. Подлинники текстовых документов выполняются одним из следующих способов:

• машинописным;

• рукописным;

• с применением печатающих и графических устройств вывода ПК;

• на внешних запоминающих устройствах.

Для изготовления копий текстовых документов может быть использована одна из следующих технологий:

• типографский способ;

• ксерокопирование;

• микрофильмирование;

• копирование на магнитные носители.

Документация, предназначенная для микрофильмирования, должна соответствовать требованиям системы стандартов «Репрография».

В качестве основного нормативного документа, регламентирующего правила оформления спецификации, могут быть использованы как упомянутый в предыдущем разделе ГОСТ 2.105-95, так и ГОСТ 21.110-95. Последний стандарт входит в систему проектной документации для строительства. Согласно этому межгосударственному стандарту стран СНГ под спецификацией применительно к рассматриваемой области понимается текстовый проектный документ, определяющий состав оборудования, изделий и материалов, необходимых для реализации СКС.

В спецификацию в обязательном порядке включаются все оборудование, изделия и материалы, предусмотренные рабочей документацией. В спецификацию не включаются отдельные виды изделий и материалы, номенклатуру и количество которых определяет строительно-монтажная организация на основе действующих технологических и производственных норм. Данный документ рекомендуется составлять по разделам, наименование каждого раздела выносится в отдельную строку в виде заголовка и подчеркивается.

Рабочие чертежи, предназначенные для производства строительных и монтажных работ, согласно ГОСТ 21.101-97, пункт 4.21 объединяются в так называемые основные комплекты по маркам. Любой основной комплект рабочих чертежей из соображений удобства использования может быть разделен на несколько основных комплектов той же марки с добавлением к ней порядкового номера. Схема разбиения на комплекты обычно осуществляется в соответствии с процессом организации строительных и монтажных работ.